Mehr Offenheit wagen

»mehr Offentheit wagen«, »gegenseitige Information« »Kommunikationskonzept«

Wie bleibt man auf dem Laufenden in einem komplexen System aus Gremien?

Der Pfarrgemeinderat (PGR), der im November 2009 gewählt wurde, muß mit einer deutlich komplizierteren Struktur arbeiten, als die bisherigen PGR in den einzelnen Pfarreien. Die Struktur in Flittard – Stammheim – Bruder Klaus, könnte beispielhaft so aussehen:

Beispiel: Struktur PGR

Bedenkt man nun die Aufgaben des Pfarrgemeinderates (PGR-Satzung § 2, 1):

Der Pfarrgemeinderat hat die Aufgabe, zusammen mit dem Pfarrer und den hauptamtlichen Pastoralkräften das Leben der Pfarrgemeinde in seinen vielfältigen Erscheinungsformen wahrzunehmen, seine Entfaltung zu fördern und je nach Sachbereich beratend oder beschließend mitzuwirken.

Bei der Beispielstruktur wird klar, dass alleine das Wahrnehmen der vielfältigen Erscheinungsformen schon eine Herkulesaufgabe ist. Wie soll es gelingen, nur halbwegs über Inhalte (Einladungen, Protokolle) und Termine der Ausschüsse und des PGR auf dem Laufenden zu bleiben? Wie organisiert man die Verteilung von Einladungen und Protokollen so, dass alle, die etwas wissen müssen dies auch wissen und alle, die etwas nicht wissen müssen von der Papier- (EMail-) Flut verschont bleiben?

Von „ich werde informiert“ zu „ich informiere mich selbst“

Bisher erwarten wir, dass wir in den Pfarreien und Gremien über das, was wir wissen müssen informiert werden. Und natürlich: Der Pfarrer / das Pfarrbüro soll es machen!
Anknüpfend an obige Überlegungen wird klar: Das ist mit den neuen Strukturen nicht mehr zu schaffen. Weder für den Pfarrer noch für vier Pfarrbüros.
Hilfe schafft eine Stelle auf der zentral die Informationen gesammelt werden und für Interessierte abrufbar sind. Ein BLOG (auch Weblog – Wortkreuzung aus Web = Netz und Log = Logbuch), kann das leisten. Dieser BLOG hier kann das leisten!
Jede, die Protokolle, Einladungen, Termine, Schriftverkehr, Flyer, Wochenzettel, MessdienerInnenpläne oder sonstige Informationen hat, kann diese selbstständig in den BLOG übertragen. Jeder, der Informationen braucht, kann diese im BLOG abrufen.

Beschluß des Pfarrgemeinderates

Der Pfarrgemeinderat wagt mehr Offenheit, er hat am 14.01.2010 beschlossen, dass Einladungen und Protokolle im Internet für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Dies soll auch für die Ortsausschüsse und Sachausschüsse des PGR gelten. Obwohl der PGR Orts- und Sachausschüsse binden kann, bittet er zunächst um Stellungnahmen zu diesem Punkt.
Protokolle können z.B. 5 Tage durch Passwort geschützt sein, damit noch intern Korrekturen möglich sind. Dann werden sie allgemein öffentlich gemacht.

Wie geht es weiter?

1. Wir bieten Schulungen und Übungen für die an, die mitmachen wollen (RedakteurInnen / MultiplikatorInnen). Pro Gremium vielleicht ein bis zwei – gerne auch mehr.
2. RedakteurInnen / MultiplikatorInnen üben und schulen jeweils „ihre Leute“.
3. Geduld haben – Rom wurde nicht an einem Tag erbaut.
4. Extra Schulungen für Pfarrbüros und/oder Hauptamtliche anbieten!
5. Wer sich ein Konto (Account) für die Mitarbeit hier im BLOG anlegen will, lasse sich nicht aufhalten!

Idealzustand

1. Alle Einladungen und Protokolle des PGRs, der Orts- und aller Sachausschüsse kommen als „Artikel“ hier in den Blog. Am besten durch die Autorinnen, am zweitbesten durch einen Redakteur. Nur zur Not werden Sie als EMail verschickt oder auf Papier verteilt.
2. Alle weiteren Informationen kommen auch hier in den Blog: Schriftverkehr mit dem GV, Informationen, Einladungen, Werbung etc.. Am besten durch die, bei denen die Informationen ankommen, am zweitbesten durch eine Redakteurin.
3. Informationen im Blog, die keine allgemeine Öffentlichkeit vertragen werden mit Passwort geschützt. Das Passwort ist dem PGR und den Ausschüssen bekannt. Informationen, die noch geheimer sind, kommen nicht in den Blog.
4. Jedes Mitglied im PGR und in den Ausschüssen holt sich Einladungen und Protokolle aus dem Blog. Bei Wunsch gibt es Erinnerungen („heute Abend: PGR“) per EMail oder SMS.
5. Die Pfarrei d.h. unsere Kirche vor Ort gibt mit ihrer neuer Offenheit ein gutes Beispiel!
6. Die interessierte Öffentlichkeit kann jederzeit festellen, was macht meine KIRCHE in der Parrei eigentlich. Worüber wird gesprochen, wo wird gehandelt? Wo kann ich mitmachen, wozu kann/will ich auch was sagen oder Einfluß nehmen.
7. MitarbeiterInnen finden, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Hohe Transparenz wird hergestellt!

Widerstände!?

Es ist zu hoffen, dass Widerstände durch gute Erfahrungen mit diesem Blog abgebaut werden können. Und:
„Kein Ergebnis menschlichen Fortschritts wird durch ungeteilte Zustimmung erzielt“ Christoph Columbus

Gedankenkarte

Einige weiterführende Überlegungen zu Kommunikation und BLOG sind in folgender Gedankenkarte (Mindmap) zusammengestellt:

Im modernen Projektmanagement werden BLOGs bereits sehr erfolgreich als Kommunikationsplattform eingesetzt, warum soll das bei einem Pfarrgemeinderat nicht auch gelingen?

• BLOG – Vorteile
  • Öffentlich – jede(r) kann alles sehen
    • Was ist mit „geheimen“ Informationen?
      • Beiträge lassen sich mit Passwort schützen
      • Beitrage lassen sich „privat“ setzen
    • Geheimnisse stehen auch heute nicht im Protokoll, oder?
    • Pfarrangehörige können jederzeit wissen „was läuft im PGR“
    • Meinungen sind allen bekannt / können allen bekannt sein
      • Vorwürfe: „Was macht ihr nur für Mist“ laufen ins Leere
      • Im BLOG kannst Du alles über unsere Arbeit lesen!
  • Alle Mitglieder haben zeitnah alle Informationen
    • alle Protokolle für PGR und (Orts)Ausschüsse sind jederzeit verfügbar (suchbar)
    • Briefe (vom GV) jederzeit verfügbar (suchbar)
    • Die Gesamtkonstruktion PGR – Ortsausschüsse – Sachausschüsse bleibt noch überschaubar
    • Infomaterial (Thomas Morus Akademie) muss nicht bis zur nächsten Sitzung warten
  • Jedes PGR-Mitglied kann Informationen einbringen
    • Nicht nur der „Administrator“ kann „alles“
    • Protokollführerinnen stellen Protokolle selbst in den Blog, wenn sie wollen
  • Diskussionen über Kommentarfunktion
    • Pfarrangehörige können so z.B. Anmerkungen zu Messzeitdiskussionen machen
  • „Angst“ vor neuem Medium?
    • Wir bieten Schulungen an
    • Wir üben üben üben
    • Wir schaffen das gemeinsam
  • „Ich kann das nicht?“
    • Wir machen Mut
    • Es muss auch nicht jede(r) alles können
    • Wahrscheinlich reichen 2-3 Personen im PGR, die als Autorin im BLOG arbeiten
    • ALLE PGR-Mitglieder müssen aber LESEN können
    • Wir bieten Kurse/Schulungen an!
    • Wir schreiben einfache Hilfetexte / Kochrezepte
  • Pfarrbüros haben es leichter!
  • Dechant Pfr. Cziba hat es leichter

• Abschied von „Ich will/muss informiert werden“
  • Ab jetzt: Ich informiere mich selbst im BLOG
  • Ich übernehme Verantwortung für meinen Informationsstand
  • Aktuelle Informationen per RSS-Feed
    • Keine Ahnung, was das ist!?
      • Wir zeigen das in der Schulung
      • RSS Feeds mache die Übersicht leichter
      • Muss nicht jede(r) wissen
  • Im Blog kann ich auch selbst informieren
  • Die „Engstelle“ Perpetua-Redaktion fällt weg

• EMails / Papier
  • Schwierigkeiten EMail-Verteiler: Jede(r) hat einen anderen. Keine(r) einen vollständig richtigen. Wechsel der EMailadresse (von berufl. zu privat z.B.) gelanden nur schwer in alle Verteiler.
  • Jedes PGR-Mitglied ist ständig „auf der Suche“ nach Infos aus Protokollen.
  • Jedes Mitglied führt ihr eigenes PGR-Archiv
    • Ist aufwändig
    • Ist fast immer unvollständig
    • kann nicht leicht durchsucht werden

• Was ist mit denen, die „kein Internet“ haben?
  • Hoffentlich nicht viele
  • Lassen sich ausgewählte Informationen im Pfarrbüro, bei Kindern, Enkel, Eltern … drucken
  • Wir fahren „zweigleisig“
    • Protokolle auch per Papier übers Pfarrbüro
    • Einladung auch per Papier
    • Schriftverkehr auf Papier geht bei PGR-Sitzungen „rum“